Efikasan poslovni sastanak  

Koliko često Vam se dešava da imate osećaj da ste na poslovni sastanak samo gubili vreme, da je potpuno neproduktivan i neefikasan? 

Koliko je puta Vaš utisak bio da na sastanku „svako vodi svoju politiku“? 

Na osnovu istraživanja sprovedenog u Americi prosečan radnik u kompaniji provede minimum 3 sata nedeljno na sastancima. U organizacijama se troši oko 15% vremena na sastanke koji su većinom neefikasni, dok zaposleni u proseku neproduktivno potroše oko 31 sat mesečno, prema istraživanju koje je sprovela ZIPPIA.

U narednom delu nudimo Vam preporuke kako pojačati efikasnost sastanaka, kroz dobru pripremu sastanka.

5 saveta za dobru pripremu za sastanaka

1. Kreirati dnevni red
2. Fokusirati se na svrhu i cilj sastanka
3. Zainteresovati učesnike
4. Predvideti vreme za diskusiju
5. Jasno definisati zaključke sa sastanka

Dnevni red

Da bi pojačali efikasnost sastanka, bez obzira koliko vremena izdvajate za sastanak, prva preporuka je da definišete sam dnevni red. 

Teme koje želite da obradite na sastanku oblikujte kroz nekoliko tačaka, a ukoliko smatrate da je potrebno, precizirajte i podtačke dnevnog reda. 

Što su jasnije i preciznije određene tačke dnevnog reda, veća će biti i efikasnost sastanka. 

Preporuka je da se dnevni red dostavi učesnicima sastanka minimum dan ranije, kako bi imali vremena da razmisle o predviđenim temama. Takođe, ukoliko imaju primedbe na dnevni red, učesnici mogu dostaviti primedbu ili dopunu dnevnog reda, što može uštedeti dosta vremena tokom samog sastanka. 

Fokus na svrhu i cilj sastanka

Sastanak će biti mnogo efikasniji ukoliko na samom početku istaknete svrhu i cilj sastanka. 

Jasno definisana svrha sastanka omogućuje učesnicima da osveste da je sastanak potreban, dok kroz precizno definisane ciljeve sastanka učesnici shvataju zbog čega su baš oni tu pozvani. 

Tokom sastanka može se desiti da razgovor „odluta“ u pogrešnom smeru. Da bi sastanak bio uspešan, poželjno je da u tim situacijama vratite fokus učesnika pominjući razloge okupljanja. Isto tako možete ponovo ukazati na predviđene tačke dnevnog reda i teme koje su planirane za naredni sastanak. 

Zainteresovati učesnike

Povremeno Vam se može desiti da ste odradili pripremu za sastanak, ali kad je sam sastanak počeo, učesnici nisu bili zainteresovani ili nisu iznosili svoje stavove i mišljenja po određenim pitanjima. 

Najčešće u tim slučajevima sastanci budu neefikasni i iste tačke dnevnog reda provlače kroz sastanke iznova i iznova. 

Da biste pojačali efikasnost sastanka preporučujemo da probate da uključite učesnike pozivajući ih da daju predloge i potencijalna rešenja za tačke dnevnog reda. Da napomenete zašto vam je baš njihovo mišljenje važno i ponovo skrenete pažnju na svrhu i cilj sastanka. Još možete istaći koje su prednosti za učesnike i organizaciju, ukoliko se donesu odluke po pitanju predviđenih tema.

Vreme trajanja sastanka

Često se na sastancima dešava da učesnici imaju suprotna mišljenja u vezi sa temama dnevnog reda. 

Kako trajaje sastanka ne bi izmaklo kontroli, na samom početku je dobro definisati pravila diskusije tako što ćete učesnicima saopštiti koliko vremena imaju za diskusiju i da se od njih očekuje argumentovano izlaganje. 

Takođe, potrebno je da u planiranje vremenskog okvira sastanka uračunate i vreme koje je predviđeno za uvodni deo, kao i vreme za izlaganje zaključaka.

Jasno definisati zaključke sa sastanka

Svaki sastanak na kraju treba da ima zaključak koji će nam pomoći da ispratimo zadatke i rezultate koji treba da se ostvare na osnovu donetih odluka.

Preporučujemo da u predviđenom vremenu za to, prisutnima jasno izložite šta ste se dogovorili tokom sastanka po tačkama dnevnog reda. Tako će svi učesnici biti upoznati sa istim i ukoliko imaju primedbi, moćićete ih razmotriti na narednom sastanku.

Na ovih pet jednostavnih načina moguće je povećati efikasnost sastanka i do 75%! 

Jedan od besplatnih alata koji možete koristiti za kvalitetnu pripremu za satanak je aplikacija Google keep,  gde na jednostavan način imate mogućnost unosa dnevnog reda po tačkama vođenja zapisnika i zaključaka sa sastanka, koji možete podeliti sa učesnicima.

Prateći ove korake, vaši sastanci se više neće otezati u nedogled. Biće produktivni, efikasni i uštedeće vreme svim učesnicima sastanka.